г. Екатеринбург

ул. Пушкина10,

офис  501а

тел./факс: (343) 371-18-46,

E-mail: stoprofavtodor@mail.ru

Skype: Olga Solovyeva

Наша сила в единстве!

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОФОРГАНИЗАЦИИ

Состав документов профсоюзной организации определяется ее компетенцией, кругом функций, коллегиальным порядком решения вопросов, объемом решаемых вопросов, характером взаимосвязи между профорганизацией и администрацией, трудовым коллективом предприятия, вышестоящими профсоюзными.

Основным организационным документом, определяющим деятельность профсоюзной организации, является ее УСТАВ.

Результаты рассмотрения вопросов и принятие решений (постановлений) профсоюзной организации или ее органов фиксируется в ПРОТОКОЛЕ.

Наиболее важные РЕШЕНИЯ могут оформляться в виде самостоятельных документов.

К организационным документам, издаваемым в пределах компетенции профсоюзной организации, могут относиться также ИНСТРУКЦИИ, ДОГОВОРЫ, ПЛАНЫ и ОТЧЕТЫ О РАБОТЕ, ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЯ.

К составу информационно-справочных документов профорганизации относятся ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ, СПРАВКИ, АКТЫ, ПИСЬМА, ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ, ТЕЛЕФАКСЫ и др.

Особую группу документов составляют финансовые и учетные документы: БУХГАЛТЕРСКИЕ ОТЧЕТЫ, БАЛАНСЫ, СМЕТЫ, ВЕДОМОСТИ, КНИГИ, КАРТОЧКИ, ЖУРНАЛЫ УЧЕТА.

 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Для изготовления документов используются два формата бумаги - А4 (210.297мм) и А5 (148.210 мм). Отдельные виды документов - таблицы, графики, планы - можно изготовлять на бумаге формата А3 (297.420 мм). При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их нормативную силу.

Каждый документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Полный комплекс реквизитов документа определен ГОСТ 6.38-90.

Обязательными реквизитами являются:

• наименование организации, от которой исходит документ (для профсоюзной организации указывается в соответствии с ее уставом);

• наименование вида документа (протокол, распоряжение, приказ и т.п.);

• дата;

• индекс;

• текст;

• визы;

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

Организационно-распорядительные документы целесообразно оформлять на бланках (стандартных листах бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией документа и местом, оставленным для переменной). Профсоюзная организация, являющаяся самостоятельным юридическим лицом, вправе изготовить собственные бланки двух видов (общий — для внутренних документов — и бланк для писем).

Бланки печатают на белой бумаге красками насыщенного цвета.

Расположение реквизитов на бланках обоих видов может быть угловым (образец общего бланка) или продольным (образец бланка для письма).

Образец общего бланка

Образец бланка для письма

 

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИЕМА В ПРОФСОЮЗ

Всоответствии с Федеральным законом «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» и уставом Общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства членом профсоюза может быть гражданин, до­стигшей возраста 14 лет, — работник, временно не работающий, пенсионер, состоящий в первичной профсоюзной организации и признающий устав профсоюза.

Прием в профсоюз осуществляется в индивиду­альном порядке. Работник лично пишет  заявления о вступлении в профсоюз.

Образец заявления о вступлении в профсоюз

Перечисление профсоюзных взносов производится через бухгалтерию на основании личного заявления члена профсоюза. Это обязанность администрации предприятия закреплена в п. 3 ст. 28 ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности». Поэтому, при принятии работника в члены профсоюза вместе с заявление о вступлении в профсоюз предложите ему подписать заявление об удержании профвзносов.

Образец заявления о перечислении профсоюзных взносов

Лучше, если сами заявления останутся у Вас, а у администрации будут либо копии, либо списки членов профсоюза. Если бухгалтерию такой вариант не устраивает, то передайте подлинники заявлений, но обязательно оставьте копии заявлений себе - с отметкой о получении.

Прием в Профсоюз осуществляется на собрании первичной профсоюзной организации либо на заседании профсоюзного комитета, на котором выносится решение о приеме работника в члены профсоюза. Членство в Профсоюзе исчисляется со дня принятия профкомом этого решения.

 

УЧЕТ ЧЛЕНОВ ПРОФСОЮЗА

Персональный учет членов Профсоюза осуществляется профсоюзным комитетом первичной профсоюзной организации. На каждого члена профсоюза заводится учетная карточка.

В учетной карточке должны быть отражены:

- дата постановки на учет в первичную профсоюзную организацию;

- место основной работы и должность, выполняемая профсоюзная работа;

- отметки о поощрении и взыскании.

Учет общей численности членов Профсоюза ведется территориальным и Центральным комитетами на основании статистической отчетности.

Образец учетной  карточки члена профсоюза

 

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ

Работа профсоюзной организации строится в соответствии с планами (годовым и квартальным). Предложения к планам готовят председатели комиссий профсоюзного органа; ответственные за направление деятельности профорганизации, профгруппорги, если в составе организации выделяются группы. При формировании предложений к проекту плана определяют перечень планируемых мероприятий, срок их проведения, ответственных за подготовку.

На основе этих предложений председатель профсоюзной организации формирует проект плана работы профсоюзной организации, который утверждается на заседании руководящего органа профорганизации.

Утвержденный план оформляется на общем бланке профсоюзной организации.

Текст плана удобнее представлять в форме таблицы.

Аналогично готовятся и оформляются квартальные планы работы профорганизации.

Мы прекрасно понимаем, что само упоминание слов "План работы профорганизации" может вызвать отвращение, напоминая о формализме и казенщине "старого" профсоюза. Да и не все в работе профсоюзной организации может быть заранее предвидимо и запланировано. И тем не менее есть вещи, которые есть смысл планировать, не относясь, разумеется, к составленному нами же плану как к догме.

Примерный вариант текущего плана работы профсоюзного комитета

Исходя из общего плана, можно разработать планы работ комиссий профсоюзной организации, хотя все это можно предусмотреть и в общем плане (что практически и делается), так как ответственными за каждое мероприятие являются председатели той или иной комиссии профкома.

  План работы профсоюзной организации обязательно рассматривается и утверждается на заседании профсоюзных органов, размножается и раздается в подразделения, вывешивается на стенде.

 

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОБРАНИЙ (КОНФЕРЕНЦИЙ) ПРОФОРГАНИЗАЦИИ

Собрания профорганизации и заседания ее органов проводятся как правило в соответствии с утвержденным планом работы, но не реже одного раза в год. В случае необходимости председатель профорганизации может назначить внеочередное собрание профорганизации (заседание ее руководящего органа).

При подготовке заседаний профорганизации составляются и согласуются:

• повестка дня;

• список участников заседания и приглашенных;

• справки по рассматриваемым вопросам;

• тексты или тезисы предполагаемых докладов;

• проекты решений (постановлений), которые предполагается принять в

результате обсуждения.

О проекте повестки дня, дате и месте проведения собрания (конференции) объявляется не менее чем за 15 дней до установленного срока.

Комиссию (рабочую группу) по подготовке основных вопросов повестки дня как правило, возглавляет член профкома.

Общее собрание считается правомочным при участии в нем более половины членов профсоюза первичной профсоюзной организации. Конференция считается правомочной при участии не менее две трети избранных делегатов.

Определяя вопросы для включения в повестку дня, прежде всего учитывают план работы профорганизации. Кроме того, могут быть внесены текущие вопросы по предложению членов профорганизации. Вопросы в повестке дня располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения.

Наименование вопроса начинается с предлога "О".

По каждому вопросу готовится список приглашенных на заседание с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и наименования организаций.

Справка по рассматриваемому вопросу должна обеспечить информацией по его обсуждению участников заседания для принятия решения. Справки готовятся ответственными за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании профорганизации. Своевременное составление и рассылка повестки дня, списков, справок обеспечивает оперативную работу заседания профорганизации.

ПРОТОКОЛ собрания профорганизации- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на профсоюзном собрании, конференции, заседании профсоюзного органа.

Во время заседания избранный секретарь ведет подробную запись докладов, выступлений, заданных вопросов и ответов, принятых решений.

При оформлении протокола используются документы, представленные к заседанию (тексты или тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений и т.д.).

Правильное оформление протокола, полнота отражения информации о ходе заседания позволяют избежать возможных конфликтов внутри профсоюзной организации; отстаивать интересы коллектива в спорах с администрацией. С этой целью в протоколе следует отражать все высказанные в процессе обсуждения мнения, точки зрения, заявления, все принятые решения.

Протокол оформляется на общем бланке профорганизации и содержит следующие реквизиты:

• наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

• дата;

• номер;

• место издания;

• заголовок;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания (конференции) профорганизации. Номер – это порядковый номер протокола. В состав заголовка входит указание вида документа (протокол), вида коллегиальной деятельности (собрание, конференция, заседание).

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

В вводной части после слова "Присутствовали:" указываются фамилии всех присутствовавших на заседании членов профорганизации, а также приглашенных. Если их число превышает 15, то список присутствующих прилагается к протоколу, а в протоколе указывается только их общее количество.

На профсоюзных конференциях и собраниях профорганизации, где принятие решения (постановления) требует определенного кворума, указывается сколько человек должно было присутствовать.

Избрано членов профкома_________чел.

Присутствуют__________чел.

Избрано делегатов на конференцию_________чел.

Присутствуют__________чел.

После этого указывают инициалы и фамилии председательствующего и секретаря:

Председательствующий (фамилия, инициалы),

Секретарь (фамилия, инициалы).

Во вводной же части протокола приводят повестку дня собрания – перечень четко сформулированных вопросов, которые были рассмотрены. По каждому вопросу указывается фамилия, инициалы основного докладчика (и содокладчиков, если они есть).

Основная часть протокола строится по разделам в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Согласно Уставу нашего профсоюза (ст.22 п.6, ст. 23 п.9) решение собрания (конференции) профсоюзного комитета принимаются в форме постановлений.

Если постановление содержит различные вопросы, оно подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте решения должно указываться его содержание, ответственные за исполнение, сроки исполнения.

При выборах руководящих органов профорганизации, членов различных комиссий и т.п. в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода собрания (заседания) делятся на полные и краткие. В кратких протоколах указывается фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Так как такие протоколы не дают представления о ходе обсуждения вопроса, их рекомендуется оформлять в тех случаях, когда заседание стенографируется (записывается на магнитную ленту), или когда есть письменные тексты (тезисы) докладов и выступлений для включения в качестве приложений. Допускается краткое протоколирование и некоторых оперативных заседаний профсоюзного органа.

Непосредственно в ходе заседания составляется черновик протокола, который в 5-дневный срок после собрания (заседания) редактируется, уточняется и оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Принятые профсоюзным органом или собранием (конференцией) профорганизации решения по важным вопросам доводятся до исполнителей в виде ПОСТАНОВЛЕНИЙ, оформленных на общем бланке профорганизации.

Проект постановления готовится, как правило, членами профсоюзного органа по поручению председателя. Для подготовки наиболее важных и сложных проектов могут создаваться рабочие группы с привлечением квалифицированных специалистов.

Начинают подготовку проекта с определения круга вопросов, которые в решении необходимо отразить. Далее следует изучить законодательные акты и решения Правительства, документы профобъединения (если профорганизация в него входит), ведомственные нормативные акты, приказы администрации предприятия, прежние решения (постановления) профорганизации по данным или аналогичным вопросам. При подготовке проекта используются также информационно-справочные документы: акты, отчеты, справки, докладные записки и др.

Составление проекта - это предварительное формулирование основных положений конкретного решения, определение исполнителей и сроков исполнения.

Текст постановления должен быть точным и конкретным, не дублировать ранее принятых решений, в случае противоречий с последними определять, отменяются ли ранее принятые решения, не должен допускать возможности неоднозначных толкований. Следует избегать неконкретных формулировок типа "поднять...", "повысить...", "усилить...", "принять меры..." и т.п.

Если исполнение постановления предполагает различные по характеру действия, то текст делится на отдельные пункты, нумеруемые арабскими цифрами. По каждому пункту указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

Сроки исполнения должны быть реальными и соответствовать объему работы. Подготовив проект текста постановления, формулируют заголовок, который располагается перед текстом. Заголовок начинает с предлога "о" ("об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например - "О заключении...", "Об утверждении...") или существительных, указывающих на предмет решения (постановления) (например - "Об итогах...", "О мерах...").

Подготовленный проект постановления выносится на рассмотрение профсоюзного органа. В случае наличия в рабочей группе особых мнений по проекту, они оформляются письменно и докладываются на заседании.

Постановление собрания, конференции профорганизации подписывается председателем и секретарем заседания. Перед подписанием дополнительно тщательно проверяются цифровые данные, наименования учреждений и подразделений, фамилии, имена и отчества.

Постановление датируется тем днем, когда оно было принято.

Первый (подписанный) экземпляр постановления, изготовленный на бланке, направляется в дело.

При тиражировании постановления исходят из числа исполнителей, круга организаций, куда оно должно быть направлено.

Постановление может доводиться до исполнителя и в форме выписки из протокола. Выписка оформляется на общем бланке профорганизации.

В качестве наименования вида документа указывается "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Далее приводится вся вводная часть протокола (Ф.И.О. председательствующего, секретаря, список присутствующих). Из повестки дня указывается только вопрос, по которому делается выписка. Полностью воспроизводится текст обсуждения вопроса по формуле СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Под текстом указывается "председатель" и "секретарь", их инициалы и фамилии. Выписка из протокола заверяется составителем. Заверительная надпись состоит из слова "Верно:", должности лица, составившего выписку, его личной подписи и даты.

Примерная форма протокола профсоюзного собрания (конференции)

 

ПИСЬМЕННЫЕ ФОРМЫ МОТИВИРОВАННОГО МНЕНИЯ ВЫБОРНОГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА

Часто на заседаниях профкома рассматриваются вопросы, по которым необходимо выработать единое мнение и дать ему мотивировку. Это мнение необходимо направить работодателю. Предлагаем примерные формы таких документов.

Примерная письменная форма мнения выборного профсоюзного органа при принятии локальных нормативных актов

Примерная письменная форма мотивированного мнения профкома при расторжении трудового договора по инициативе администрации

 

 

 

 


Календарь < >
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс